Tilikeskus Isla Ky:n tietosuoja- ja rekisteriseloste, 01.03.2020

1. Yleistä

Tilikeskus Isla Ky (jäljempänä myös ”Me”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita keräämme asiakasrekisteriimme liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saa sähköpostitse osoitteen satu@isla.fi kautta.

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Muutokset näkyvät nettisivullamme. Ilmoitamme mahdollisista muutoksista  ja niiden vaikutuksista asiakkaillemme saatuamme tiedon muutoksen taarpeesta. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 01.03.2020.

2. Rekisterinpitäjä

Yrityksen nimi: Tilikeskus Isla Ky

Osoite: Askonkatu 13 A, 15100 Lahti

Puhelin: 040 220 4330

Y-tunnus: xxxxxxx-x

3. Kenen henkilötietoja keräämme?

Käsittelemme asiakasrekisterissä asiakasyritystemme edustajien (jäljempänä myös ”Sinä”) henkilötietoja.

4. Minkä tyyppisiä henkilötietoja keräämme?

 

Käsittelemme Rekisterissä seuraavia henkilötietoja:

 

Perustiedot:

  • Etu- ja sukunimi

  • Asema yrityksessä

  • Matkapuhelinnumero

  • Sähköpostiosoite

  • Yrityksen johtajien henkilötunnus sekä palkanlaskennassa työntekijöiden henkilötunnukset

Muut tiedot:

  • Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

5. Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?

Keräämme henkilötietoja ensisijaisesti

  • Asiakasrekisteristämme

  • Yhteistyökumppaneidemme luovuttamista rekistereistä

  • Julkisista lähteistä kuten Asiakastiedolta, yritysten omilta verkkosivuilta, YTJ:ltä, Fonectalta ja Kauppalehden Yrityshausta.

 

6. Henkilötietojesi käsittelyn peruste, käyttötarkoitukset ja vaikutukset

 

Henkilötietojesi käsittelyn peruste on alla mainitut käyttötarkoitukset sekä palvelun käyttöön liittyvän sopimuksen täytäntöön paneminen.

Yrityksen edustajat

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on asiakasyrityksen ja Tilikeskus Isla Ky:n välisen asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpito ja sovittujen asiakkaan tehtävien hoito kuten kirjanpito, palkanlaskenta, verotukseen liittyvät tehtävät sekä muut sovitut tehtävät. Näin voimme palvella asiakastamme paremmin.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille

Tilikeskus Isla Ky ei luovuta asiakkaidemme yrityksiä koskievia henkilötietoja ulkopuolisille, jotka eivät ole osa sovittujen tehtävien hoitamista. Luovutamme henkilötietoja yhteistyökumppaneillemme ja alihankkijoillemme kuten Verohallinnolle, palkka-fi:lle (Verohallinnon ylläpitämä palkkojenilmoitusohjelma), Tulorekisterille sekä muille välttämättömille yhteistyökumppaneillemme, joita ilman emme pystyisi tarjoamaan parasta palvelua. Alihankkijamme voivat käsitellä henkilötietojasi vain Tilitoimisto Isla Ky:lle suoritettavia asiakassuhteen hoitamiseen tai ylläpitoon liittyviä tehtäviä varten. Voimme siirtää henkilötietoja Tilitoimisto Isla Ky:n palveluiden tuottamiseen osallistuville kolmansille osapuolille, joita ovat yhteistyökumppanit ja alihankkijat, esimerkiksi:

 

  • Tieto- ja viestintäjärjestelmätoimittajat

  • Taloushallinto-, maksuväline- ja maksuliikennetoimittajat

Varmistamme aina, että yhteistyökumppanimme eivät käsittele henkilötietoja mih8inkään muihin tarkoituksiin. Voimme myös luovuttaa tietoja seuraaville kolmansille osapuolille:

 

  • Voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa tuomioistuimelle, poliisille tai ulosottoviranomaiselle. Tietoja voi olla myös tarpeen jakaa toimivaltaisten viranomaisten kanssa henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

 

8. Henkilötietojesi siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tilikeskus Isla ei siirrä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kaikissa tilanteissa siirtäessämme henkilötietojasi EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle teemme sen ainoastaan jollakin alla mainitulla perusteella:

 

  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;

  • olemme toteuttaneet asianmukaiset suojatoimet henkilötietojesi siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Sinulla on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla meihin yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti

  • tai olet antanut nimenomaisen suostumuksesi henkilötietojesi siirtämiselle, tai henkilötietojesi siirtämiselle EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle on olemassa muu lainmukainen peruste. Tämä lupa tulee esille kommunikoinnissa, jossa asiakas pyytää meitä tekemään näin tai me sovimme asiasta.

9. Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet

Säilytämme henkilötietoja asiakasrekisterissämme asiakassuhteen voimassaolon aikana. Tämän lisäksi asiakassuhteen päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kuusi vuotta suhteen päättymistä seuraavan kalenterivuoden päättymisestä kirjanpitolain, tuloverolain ja rahanpesulain perusteella. Huomioithan, että henkilötietojasi voidaan joutua säilyttämään myös tätä kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö tai meitä sitovat sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

 

Tilitoimisto Usla Ky säilyttää tiedot sovellettavissa olevien, lakisääteisten ja eettisten ilmoitusvelvollisuutta ja asiakirjojen säilyttämistä koskevien vaatimusten mukaisesti.

 

10. Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, milloin tahansa:

 

  • saada tieto henkilötietojesi käsittelystä;

  • saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot;

  • vaatia virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;

  • saada henkilötietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että olet itse toimittanut kyseiset henkilötiedot meille, käsittelemme kyseisiä henkilötietoja sopimuksen perusteella.

Sinun tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntösi meille tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Paperilla olevaa aineistoa säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain työtehtävän edellyttämillä henkilöillä. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on tallennettu tietojärjestelmäämme, johon on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötunnusta ei merkitä tarpeettomasti henkilörekisterin perusteella tulostettuihin tai laadittuihin asiakirjoihin.

Tilikeskus Isla Ky:n henkilöstön osalta henkilötietojen käsittely ja asiakasrekisteriin pääsy edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus ja salasana annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeudet määrittelee rekisterin vastuuhenkilö yhdessä tietojärjestelmän pääkäyttäjän kanssa. Tiedot on suojattu tahalliselta ja tahattomalta tuhoutumiselta. Järjestelmän sisäiset tietoyhteydet on toteutettu suljetulla verkolla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Ulkopuoliset yhteydet on suojattu palomuurein.

Suojaamme kolmansille osapuolille siirrettävät henkilötiedot rajoittamalla pääsyä tietoihin käytettävissä olevin keinoin. Pääsyoikeudet tietojen käsittelyyn kolmansien osapuolien järjestelmässä edellytetään annettavan tarveperusteisesti.

12 Tietoa evästeistä ja vastaavista teknologioista

“Eväste” on yleisesti käytetty pieni merkkijono, jonka internetselain tallentaa tietokoneellesi tai muulle päätelaitteellesi, kun vierailet verkkosivulla. Selain lähettää tiedon vierailustasi takaisin verkkosivulle, kun vierailet siellä uudestaan. Kaikki nykyaikaiset verkkosivut käyttävät evästeitä tarjotakseen sinulle persenoidumman selainkokemuksen.

Kukin eväste on erikseen asetettu kullekin päätelaitteellesi ja evästeitä voi lukea ainoastaan sillä palvelimella, jolla eväste on asetettu. Koska eväste on sidottu selaimeen, eikä lähtökohtaisesti ole jaettavissa eri selainten tai laitteiden välillä (ellei jokin selain, lisäosa tai muu sovellus erikseen mahdollista tätä), evästeiden hallinnoimiseksi tekemät valintasi soveltuvat lähtökohtaisesti vain kyseiseen yksittäiseen selaimeen. Eväste ei voi ajaa ohjelmistoja, eikä sitä voida käyttää virusten tai muun haitallisen koodin toimittamiseen, eikä vahingoittamaan päätelaitettasi tai tiedostojasi.

 

13. Yhteydenotot

Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: satu@isla.fi tai puhelimitse numeroon 040 220 4330.