Paperinen, puolisähköinen vai kokonaan sähköinen kirjanpito?

Yrittäjällä on vaihtoehtoja kirjanpidon kohdalla. Tapa tehdä kirjanpito on yksi näistä. Tilikeskus Isla Ky:llä tarjoamme seuraavat vaihtoehdot: paperikirjanpito, puolisähköinen kirjanpito sekä kokonaan sähköinen kirjanpito. Valinnoissa myös hinta vaihtelee, koska esim. paperisessa kirjanpidossa ei tarvita mitään lisälaitteita kirjanpidon tekoon, kun taas täysin sähköisessä tarvitsee olla applikaatio, jolla käteiskuitteja luetaan kirjanpito-ohjelmaan ja muuta lisää. Osasta näistä tulee lisää kustannuksia. Avataan tässä hieman eri vaihtoehtoja:

Paperinen kirjanpito on perinteinen tapa tehdä kirjanpitoa, jossa toimitetaan kaikki tositteet ja tiliote kirjanpitäjälle paperisessa muodossa. Tästä kirjanpitäjä järjestelee tositteet kansioon ja tiliöi ne käyttäen kirjanpitotilejä. Näistä hän tekee sitten kirjanpidon kirjanpito-ohjelmalla. Tositteet säilytetään kansiossa, ja jossain vaiheessa kirjanpitäjä antaa nämä paperit kaikki yrittäjälle kotiin vietäväksi. Paperisessa kirjanpidossa ei kuitenkaan tarvitse asiakkaan toimittaa välttämättä kuitteja paikan päälle itse, vaan ne voi lähettää postitse, skannattuna sähköpostitse tai skannattuna Dropbox-pilvipalvelun avulla. Tässä kirjanpitotavassa ei ole lisäkustannuksia ohjelmasta asiakkaalle itselleen, vaan kirjanpitäjä maksaa ohjelmistomaksut. Nämä tositteet ovat edelleen asiakkaan omistuksessa, vaikka kirjanpitoa tehdessä ja sitä seuraavanakin vuonna ne sijaitsevat kirjanpitäjän toimistossa.

Kirjoittaja on Satu Cunningham, Tilikeskus Isla Ky:n perustaja ja kirjanpitäjä.

Kirjanpidon palveluistani löytyy lisää tietoa täältä.

Puoliksi sähköinen kirjanpito on sitä, että edelleen asiakas toimittaa kirjanpitäjälle tositteet joko paperisena paikan päälle, postitse, skannattuna sähköpostitse tai skannattuna Dropbox-pilvipalvelun avulla. Kirjanpitäjä sitten skannaa tai siirtää tositteet sähköiseen kirjanpito-ohjelmaan, josta tositteet saa auki tarvittaessa. Tällöin alkuperäiset tositteet heitetään pois tai laitetaan muovitaskuun kansioon ilman järjestelyä asiakkaan näin halutessa. Kirjanpito tehdään sähköisellä järjestelmällä ja kaikki tositteet ovat sähköisessä muodossa tallennettuna. Tässä vaihtoehdossa asiakkaalla on rajallinen käyttöoikeus kirjanpito-ohjelmaan, ja hän voi halutessaan tehdä myyntilaskut sähköisessä kirjanpito-ohjelmassa ja lähettää ne sähköpostitse asiakkaalle. Myyntilaskut voi tehdä myös muulla ohjelmalla ja sitten lähettää ne samalla tavalla kirjanpitäjälle kuin muutkin tositteet.

Kokonaan sähköisessä kirjanpidossa tositteet siirretään suoraan sähköisessä muodossa kirjanpito-ohjelmaan. Tällöin asiakas tekee myyntilaskut kirjanpito-ohjelmassa rajoitetuilla käyttöoikeuksilla ja halutessaan käyttää ulkopuolista verkkolaskujen välittäjää, jolloin välittäjä lähettää verkkolaskut vastaanottajille. Asiakas skannaa ostojen kuitit ja muut tositteet käyttäen eTaskua tai muuta kirjanpito-ohjelman hyväksymää mobiilisovellusta. Tämä siirtää tositteet sähköiselle alustalle, mistä kirjanpitäjä noutaa ne kirjanpito-ohjelmaan. Tiliotteen saa pankilta xml- tai csv-muotoisena, jolloin kirjanpitäjä lataa sen kirjanpito-ohjelmaan.

Kaikissa kirjanpidon muodoissa kirjanpitäjä tekee kirjanpidon kaikkien tositteiden ollessa ohjelmassa ja lähettää valmiista kirjanpidosta raportin asiakkaalle. Kaikkia näitä sähköisen ja puolisähköisen kirjanpidon toimintoja pystyy myös yhdistelemään riippuen siitä, mitä asiakas itse haluaa käytettävän.

Sähköisen kirjanpidon hinnat ovat kirjanpitäjän tuntihinnan lisäksi seuraavat:

Rajattu lisäkäyttäjä asiakkaalle. Tällä pystyy tekemään ja lähettämään myyntilaskuja järjestelmässä. Tämä rajattu lisäkäyttäjä on ilmainen.
eTasku 6,90 - 8,90 eur/kk. Vaihtoehtoina Basic ja Pro. Tämä on mobiilisovellus, jolla käteiskuitit ja muut ostojen tositteet voi skannata kirjanpidon ohjelmaan. Tässä linkki eTaskun hinnastoon https://www.etasku.fi/hinnasto/ Tämä ohjelma ei ole pakollinen ottaa, jos kuitit skannaa tai ottaa kuvan ja lähettää kirjanpitäjälle sähköpostitse. Tällöin kirjanpitäjä lisää ne manuaalisesti kirjanpito-ohjelmaan. Tällöin kirjanpidon tekoon menee enemmän aikaa. eTasku vähentää kirjanpitäjän kirjanpitoon käyttämää aikaa, jolloin vastaavasti kirjanpidon lasku on pienempi, mutta tämä sovellus ei ole pakollinen, vaan sitä ilman pärjätään myös.
Jos yritys lähettää verkkolaskuja, verkkolaskuja lähettäessä ja vastaanotettaessa ostetaan verkkopostimerkkejä Apix Messaging Oy:n verkkokaupasta 20, 60, 100 tai 200 kappaleen määrinä. Tätä varten avataan käyttö välittäjän kanssa suoraan tai kirjanpitäjä voi sen avata asiakkaan luvalla.

Verkkolaskujen lähetyksestä ei ole muita maksuja verkkopostimerkkien lisäksi.

Myyntilaskujen lähetys verkkolaskuina ei ole pakollista, vaan myyntilaskut voi lähettää myös rajatuilla käyttäjätunnuksilla kirjanpito-
ohjelmasta sähköpostitse ilmaiseksi. Verkkopostimerkkejä tarvitaan vain, jos halutaan lähettää laskut verkkolaskuina.

Jotkut pankit laskuttavat xml- tai csv-muotoisesta tiliotteesta oman hinnastonsa mukaan yleensä 1-2 euroa. Joissain pankeissa tämä on ilmainen.

Halvimmillaan puolisähköisestä kirjanpidosta ei ole mitään ylimääräisiä kustannuksia kirjanpitäjän tuntihinnan lisäksi, jos ei eTasku eivätkä verkkolaskut ole käytössä, ja pankilta saa tiliotteen ilmaiseksi. Kalleimmalla vaihtoehdolla täysin sähköisessä kirjanpidossa ovat eTasku 6,90-8,90 eur/kk sekä verkkolaskujen lähetys maksimissaan 1,00 eur/kpl ja pankin tiliote. Eli maksimilisäkustannus täysin sähköisessä kirjanpidossa esim. 20 kpl myyntilaskuja kuukaudessa olisi n. 30 eur/kk (eTasku 8,90 eur/kk + 20 kpl verkkolaskuja kalleimmillaan 20 eur + tiliote pankilta 1,00 eur/kpl). Tässä olettamuksena on kalliimpi vaihtoehto eTaskusta, kalleimmat verkkopostimerkit sekä pankki, jolla tiliote maksaa 1,00 eur/kpl. Valinnoilla tämänkin kuukausimaksun saa pienenemään.

Toivottavasti tämä auttaa valitsemaan oikean kirjanpidon tavan juuri sinun yrityksellesi!

27.08.2020