Edustuskulut sekä kokous- ja neuvottelukulut kirjanpidossa
Mitä ovat edustuskulut ja kokous- ja neuvottelukulut? Nämä eivät ole sama asia. Edustuskuluissa ei koskaan ole arvonlisäveron vähennysoikeutta. Kokous- ja neuvottelukuluissa on. Tärkeää osaa tässä pelaa myös alkoholin osuus. Jos kokouskuluissa on yhtään alkoholia tarjolla, on kyse edustuskulusta. Mitkä taas ovat omia kuluja?
Tässä yksinkertaistetusti:
Kokous- ja neuvottelukulut
Kyseessä on esim. lounaalla tai kahvilassa käynti esim. asiakkaan tai yhteistyökumppanin kanssa. Kulu on kohtuullisen kokoinen esim. lounas molemmille. Tilaisuuteen ei liity alkoholia ollenkaan. Tällöin arvonlisäverovelvollinen yritys saa vähentää kulun arvonlisäveron, ja kulun saa vähentää tuloverotuksessa kokonaisuudessaan.
On tärkeä, että tositteelle on kirjoitettu, mikä tilaisuus oli kyseessä (esim. neuvottelu yhteistyöstä) sekä paikalla olijoiden nimet. Ilman näitä, ei voi kirjanpitäjä eikä verottaja tietää, mistä kulusta on kyse. Myös nämä asia pitää näkyä mahdollisessa verotarkastuksessa.
​
Edustuskulut
​
Yleisimpiä edustuskuluja ovat ne, kun yrittäjä käy ravintolassa tai baarissa asiakkaan tai yhteistyökumppanin kanssa. Tällöin osana ostoksia on alkoholiostot. Kun tositteella näkyy alkoholi tai saman tilaisuuden toisella tositteella näkyy alkoholi,
Kirjoittaja on Satu Cunningham, Tilikeskus Isla Ky:n perustaja ja kirjanpitäjä.
arvonlisäveroa ei koskaan saa vähentää. Tämä pätee myös ravintolan ruokakuitille, jos alkoholi ja ruoka ovat omilla, erillisillä kuiteillaan. Mistään saman tilaisuuden kulusta ei voi vähentää arvonlisäveroa. Sen lisäksi, että arvonlisäveroa ei saa vähentää, tuloverotuksessa saa vähentää vain puolet kulusta. Edustuskulu kyllä kirjataan kirjanpitoon kokonaisuudessaan, mutta verotuksen laskelmia tehdessä ja veroilmoituksella, siitä vähennetään puolet.
Samalla tavalla kuin kokous- ja neuvottelukuluissa myös edustuskuluissa tarvitsee tositteella olla tieto siitä, mikä tilaisuus oli kyseessä sekä keitä tilaisuudessa oli mukana.
Omat ruokailukulut
Kirjanpitäjä näkee välillä, kun kirjanpidossa on ostettu yrittäjän omia ruoka-aineita. On esim. käyty aamupalalla tai lounaalla ravintolassa. Verottajan kannalta katsottuna, yrittäjällä on samat vähentämisoikeudet kuin työntekijöillä. Työntekijän aamupalaa, lounasta, välipaloja, päivällistä eikä muita aterioita vähennetä yrityksen kirjanpidossa. Tällöin myös yrittäjää kohdellaan samalla tavalla, eli nämä kulut ovat omia kuluja.
Osakeyhtiö voi tehdä sopimuksen lounaasta koko henkilökunnalleen läheisen ravintolan kanssa. Tällöin tämä on henkilökuntaetu ja siitä pitää halllituksen tehdä päätös. Kun työnantaja tarjoaa lounasedun työntekijälle palkan lisäksi, kyse on verotettavasta luontoisedusta. Ravintoedun verotettava osuus on 75 %. Tämä tarvitsee ilmoittaa verottajalle.
​
Kahvikulut
Osakeyhtiö ja muutkin tietyissä tapauksissa voivat ostaa toimistoon koko henkilökunnalle kahvia, teetä, keksejä ja muuta sellaista, mitä normaalisti henkilökunnalle voi tarjota kahvin kanssa.
​
Kirjanpitäjän nähdessä ravintolakuitin, jossa ei ole tietoa tilaisuudesta, hän pyytää näitä tietoja. Kirjanpitäjällä ei kuitenkaan ole velvollisuutta tarkistaa, kuuluuko jokin kulu yrityksen kirjanpitoon, paitsi jos hän selkeästi näkee, ettei kuulu. Kirjanpitäjä kuitenkin yleensä kysyy näistä ja ohjeistaa asiakasta näissä tilanteissa. On parempi kysyä etukäteen, jos miettii ateriakuluja yritykselle.
​
12.05.2023