Kuinka saisin kirjanpidon laskun pienemmäksi?

Kuulen tämän kysymyksen välillä, eritoten uusien yrittäjien ollessa kyseessä. Yritän aina ohjeistaa uusia asiakkaitani siitä, kuinka käydä tositteet läpi ennen kuin ne minulle toimittaa. Tässä vielä selvennys siitä, mikä on tosite. Tosite on kuitti tai asiakirja, josta näkyy maksun yksityiskohdat: mitä on ostettu tai myyty, millä hinnalla, ja kuinka paljon hinnasta oli arvonlisäveroa. Tositteita on myös muunlaisia, mutta tämä on yksinkertaistetusti perusajatus tositteesta.  Myös tiliote on tosite, ja paperisessa kirjanpidossa, jokainen tiliotteen sivu, josta tehdään kirjanpidon vientejä, on oma tositteensa. Sähköisessä kirjanpidossa tiliotetta käsitellään useammalla eri tavalla riippuen sen toimitusmuodosta. Tosite voi olla paperinen tai se voi olla tietokoneelle skannattu tai kännykkäsovelluksella järjestelmään lähetetty.

Paperisessa kirjanpidossa tositteet järjestellään seuraavasti:
- Tiliote koko kirjanpitokaudelle kuukausittain.
- Myyntilaskut omaan kasaan numerojärjestyksessä
- Ostolaskut tiliotteen järjestyksessä varmistaen, että jokaiselle tilitapahtumalle on tosite. Poikkeuksena tälle ovat tiliotteella näkyvät pankin palvelumaksut, omat nostot tililtä ja jotkin verottajan maksut, joille ei välttämättä ole tositetta. Verottajan maksuille saa tositteen Omaverosta, ja myyntien saapuneille summille on tositteena myyntilasku, joka on erillisessä kasassa. Yrittäjä käy tiliotteen läpi ja varmistaa, että jokaiselle tilitapahtumalle on kuitti mukana.
- Ostokuitit käteisostoista voivat olla omassa kasassaan. Nämä voi laittaa aikajärjestykseen kuitin päivämäärän mukaan.
- Käteismyynneistä kuukausiraportti ja kuitit omassa kasassaan.

Jos tehdään useamman kuukauden kirjanpito kerralla, tositteet on hyvä olla eri kasoissa jokaiselle kuukaudelle.

Nettisivulle.jpg

Kirjoittaja on Satu Cunningham, Tilikeskus Isla Ky:n perustaja ja kirjanpitäjä.

Sähköisessä kirjanpidossa (ilman paperisia tositteita) tositteita ei yleensä järjestellä samalla tavalla, vaan ne lajitellaan kirjanpitoa tehdessä eri tositetyyppeihin. Nämä ovat tositenumerojärjestyksessä, joten samanlaista järjestelyä ei tarvitse tehdä.

Sekä sähköisessä että paperisessa kirjanpidossa ravintola-, kahvila- ja edustuskuluista (eli kuluista, jotka sisältävät alkoholia) on tarpeellista laittaa kommentti kuittiin siitä mikä tapaaminen on ollut kyseessä ja kenen kanssa. Sähköisessä kirjanpidossa kommentin voi lisätä joko käsin kuittiin ennen skannausta tai esim. kännykkäsovelluksen kommenttiosiossa. Tämä kuitti on sekä kirjanpitäjää varten mutta myös verottajaa ja mahdollista tilintarkastajaa varten.

Tiesitkö, että paperisessa kirjanpidossa hyvin järjestellyt kirjanpidon tositteet ja sen varmistaminen, että niihin on hyvin merkattu edustuskulut ja muut, voi muuttaa kirjanpidon laskun suuruuden suurestikin tuntilaskutuksessa? Ja vaikka olisi toisenlainen laskutusperuste, niin tämä ylimääräinen työ otetaan huomioon kirjanpidon hinnassa. Samalla tositemäärällä voi olla hyvinkin erilainen hinta riippuen siitä, miten yrittäjä itse hoitaa osuutensa. Samalla tositemäärällä voi olla enimmillään jopa kolminkertainen hinta, jos on paljon selviteltävää, tositteita puuttuu tai ne ovat puutteellisia tai on muuta, mikä vie kirjanpitäjän aikaa enemmän kuin tarvitsisi.

Hyvin järjestellyt tositteet ja sen varmistaminen, että kaikille tilitapahtumille on tosite, ja jos kirjanpitäjän ei tarvitse kysellä puuttuvia kuitteja ja selvityksiä millekään kuiteille, työaika vähenee huomattavasti.

Sähköisessä kirjanpidossa työtä nopeuttaa se, että käyttää kirjanpitäjän ohjelmaa myyntilaskujen luomiseen. Tätä varten Tilikeskus Isla Ky:n asiakkaat voivat saada rajatun käyttöoikeuden myyntilaskujen tekoa varten. Tällöin myyntilaskut ovat jo valmiina kirjanpidossa, ja kirjanpitäjän tarvitsee vain tiliöidä ne.

Nopein tapa käsitellä ostolaskut on käyttää eTasku-kännykkäsovellusta (lisämaksu eTaskulle 6,90-8,90 eur/kk + alv 24%), jolla kaikki ostolaskut voi siirtää nopeasti kirjanpitäjälle. Näiden ostolaskujen käsittely on nopeaa, ja kirjanpitäjä saa siirrettyä nämä ostolaskut ja kuitit nopeasti kirjanpito-ohjelmaan. Tämä on nopein tapa käsitellä ostolaskut sähköisessä kirjanpidossa. Tuo eTaskun kuukausimaksu on yleensä edullinen keino vähentää kirjanpitäjän laskua. Jos eTaskulla käsitellessä perustosite vie muutaman minuutin käsitellä, ilman eTaskua aika on 5-10 minuuttia. Tämä koskee peruskuittia ostoksesta Suomesta. On toki tapauksia, joissa kuitin käsittelyyn voi mennä pidempi aika, jos tarvitsee tehdä selvityksiä kuittia koskien, tai kuitti on muodossa, mikä ei ole kirjanpito-ohjelmalle sopiva. Tällöin tarvitsee muuntaa kuitti toiseen muotoon. Joissain tapauksissa tämä on nopeaa, mutta se voi olla myös hidasta. Pdf-muotoinen kuitti on aina paras.

Jos kirjanpitäjä hakee tositteet toisesta ohjelmasta, lataa ne sieltä koneelle, käy ne läpi, kirjaa kirjanpito-ohjelmaan ja lataa vielä tositteet kirjanpito-ohjelmaan, tähän käytetty aika on jo huomattavasti pidempi.

 

Myöskin jos yrityksellä on oma kirjanpito-ohjelma, eikä tämä ole sama kuin, mitä kirjanpitäjä yleensä käyttää, nousee kirjanpidon lasku, koska kirjanpitäjällä on oikeus tällöin laskuttaa myös tuon ohjelma opettelemisesta. Yleensä edullisin sähköinen kirjanpito tulee siitä, kun kirjanpitäjä käyttää omaa ohjelmaansa, ja asiakas ottaa käyttöön kirjanpitäjän suositteleman kännykkäsovelluksen ja muut suositellut keinot helpottaa työtä.

Tässä oli joitain vinkkejä siihen, kuinka pitää kirjanpidon lasku pienempänä.

 

 

Täältä löytyy vielä lisää tietoa tositteen määritelmästä:

https://yrityksen-perustaminen.net/kirjanpito-tosite/

 

04.12.2020