Paper Bookkeeping, Half Electronic or Fully Electronic Bookkeeping?

An entrepreneus needs choose from different options for bookkeeping. The method of bookkeeping is one of these choices. Tilikeskus Isla Ky offers the following options for bookkeeping: paper bookkeeping, half electronic bookkeeping and fully electronic bookkeeping. Also the prices are different in these options, because for example there are no additional extensions or applications needed for paper bookkeeping, whereas for example with the fully electronic bookkeeping you need to have an application that allows you to transfer paper receipts into the bookkeeping program and more. Some of these will incur additional costs. I will now have a look into these different options:

Paper bookkeeping is the traditional way to do bookkeeping. You deliver the paper receipt and other documents to the bookkeeper as paper documents. The bookkeeper will organize these receipts and adds the bookkeeping accounts to use with each receipt on them. Then he/she will do the bookkeeping from these receipts using an accounting software. The material is kept in a folder, and at some point the bookkeeper will give the material for the entrepreneur to take home. Even though I'm speaking about paper bookkeeping, the client doesn't necessarily need to physically take the material to the bookkeeper, but he/she can send them via mail, scan and send via email, or scan and send using Dropbox cloud service. This bookkeeping method does not incur any additional costs to the client, but the accounting company pays for the software expenses. The client still owns the material, even though while doing the bookkeeping and also during the year after the material is located in the bookkeeper's office.

 

Nettisivulle.jpg

The author is Satu Cunningham, the founder and bookkeeper at Tilikeskus Isla Ky accounts company.

Half electronic bookkeeping is when a client again provides the bookkeeper with the receipts and documents by taking them there, sending via mail, sending them scanned via email or Dropbox cloud service. The bookkeeper then scans and transfers the material into an electronic accounting software, from where you can open the documents as needed. The original paper material is thrown out or put in plastic pockets in a folder without organizing them if the client prefers this. The bookkeeping is done using an electronic software and all the receipts are saved in a electronically. In this option the client has a limited user access to the bookkeeping software and he can create sales invoices with the programs if preferred and send them via email to their customers. Sales invoices can be created using some other software as well and then send them to the bookkeeper with the same method as other material.

Fully electronic bookkeeping is when the bookkeeping material is transferred into the bookkeeping software using electronic methods. The client creates sales invoices in the bookkeeping software with their own limited user access and if preferred send e-invoices using a third party e-invoice stamp provider who sends the e-invoices to the recipient. The client Asiakas skannaa ostojen kuitit ja muut tositteet käyttäen eTaskua tai muuta kirjanpito-ohjelman hyväksymää mobiilisovellusta. Tämä siirtää tositteet sähköiselle alustalle, mistä kirjanpitäjä noutaa ne kirjanpito-ohjelmaan. Tiliotteen saa pankilta xml- tai csv-muotoisena, jolloin kirjanpitäjä lataa sen kirjanpito-ohjelmaan.

Kaikissa kirjanpidon muodoissa kirjanpitäjä tekee kirjanpidon kaikkien tositteiden ollessa ohjelmassa ja lähettää valmiista kirjanpidosta raportin asiakkaalle. Kaikkia näitä sähköisen ja puolisähköisen kirjanpidon toimintoja pystyy myös yhdistelemään riippuen siitä, mitä asiakas itse haluaa käytettävän.

 

Sähköisen kirjanpidon hinnat ovat kirjanpitäjän tuntihinnan lisäksi seuraavat:

  • Rajattu lisäkäyttäjä asiakkaalle. Tällä pystyy tekemään ja lähettämään myyntilaskuja järjestelmässä. Tämä rajattu lisäkäyttäjä on ilmainen.

  • eTasku 6,90 - 8,90 eur/kk. Vaihtoehtoina Basic ja Pro. Tämä on mobiilisovellus, jolla käteiskuitit ja muut ostojen tositteet voi skannata kirjanpidon ohjelmaan. Tässä linkki eTaskun hinnastoon https://www.etasku.fi/hinnasto/ Tämä ohjelma ei ole pakollinen ottaa, jos kuitit skannaa tai ottaa kuvan ja lähettää kirjanpitäjälle sähköpostitse. Tällöin kirjanpitäjä lisää ne manuaalisesti kirjanpito-ohjelmaan. Tällöin kirjanpidon tekoon menee enemmän aikaa. eTasku vähentää kirjanpitäjän kirjanpitoon käyttämää aikaa, jolloin vastaavasti kirjanpidon lasku on pienempi, mutta tämä sovellus ei ole pakollinen, vaan sitä ilman pärjätään myös.

  • Jos yritys lähettää verkkolaskuja, verkkolaskuja lähettäessä ostetaan verkkopostimerkkejä Apix Messaging Oy:n verkkokaupasta 20, 60, 100 tai 200 kappaleen määrinä. Tätä varten avataan käyttö välittäjän kanssa suoraan tai kirjanpitäjä voi sen avata asiakkaan luvalla.

      Verkkolaskujen lähetyksestä ei ole muita maksuja verkkopostimerkkien lisäksi.

Verkkopostimerkkien hinnat.jpg

      Myyntilaskujen lähetys verkkolaskuina ei ole pakollista, vaan myyntilaskut voi lähettää myös rajatuilla käyttäjätunnuksilla kirjanpito-
      ohjelmasta sähköpostitse ilmaiseksi. Verkkopostimerkkejä tarvitaan vain, jos halutaan lähettää laskut verkkolaskuina.

  • Jotkut pankit laskuttavat xml- tai csv-muotoisesta tiliotteesta oman hinnastonsa mukaan yleensä 1-2 euroa. Joissain pankeissa tämä on ilmainen.

Halvimmillaan puolisähköisestä kirjanpidosta ei ole mitään ylimääräisiä kustannuksia kirjanpitäjän tuntihinnan lisäksi, jos ei eTasku eivätkä verkkolaskut ole käytössä, ja pankilta saa tiliotteen ilmaiseksi. Kalleimmalla vaihtoehdolla täysin sähköisessä kirjanpidossa ovat eTasku 6,90-8,90 eur/kk sekä verkkolaskujen lähetys maksimissaan 1,00 eur/kpl ja pankin tiliote. Eli maksimilisäkustannus täysin sähköisessä kirjanpidossa esim. 20 kpl myyntilaskuja kuukaudessa olisi n. 30 eur/kk (eTasku 8,90 eur/kk + 20 kpl verkkolaskuja kalleimmillaan 20 eur + tiliote pankilta 1,00 eur/kpl). Tässä olettamuksena on kalliimpi vaihtoehto eTaskusta, kalleimmat verkkopostimerkit sekä pankki, jolla tiliote maksaa 1,00 eur/kpl. Valinnoilla tämänkin kuukausimaksun saa pienenemään.

Toivottavasti tämä auttaa valitsemaan oikean kirjanpidon tavan juuri sinun yrityksellesi!

27.08.2020