Mikä kirjanpidossa vie aikaa?
Joskus kirjanpitäjä saattaa saada asiakkaalta kysymyksen, että mihin aika kirjanpidossa menee. Tähän vaikuttavat useat eri asiat.
Kaikkein eniten aikaa vievät sellaiset asiat, joissa kirjanpidon aineistossa ei jokin täsmää itsensä kanssa. Esim. myyntiraporteissa voi olla virheitä, jotka eivät täsmään itse myyntilaskujen kanssa, jotain on unohdettu kirjata myyntilaskuista laskutusohjelmaan (esim. sen maksu, myöhästymismaksut tai hyvitykset), tai siellä on väärin kirjattuja viivästysmaksuja tai muuta tämäntyylistä. Tällaiset ovat hyvin aikaa vieviä. Tarvitsee selvittää, mikä siellä ei täsmää ja pyytää tähän korjausta. Jos tätä ei ole korjattu seuraavan kirjanpidonkaan jälkeen, ja siellä on vielä uusikin virhe, asia monimutkistuu, ja samaan asiaan menee taas lisää aikaa. Jos monta kuukautta menee näin, ja jokaisessa kuussa on jokin erilainen virhe, pahimmillaan tarvitsee tehdä excel-laskelmaa ja pitää kirjaa korjattavista kohdista tai etsiä, miten on paras korjata asia. Taas tarvitsee listata viestiin asiat, jotka tarvitsee korjata. Asiakkaan kannalta olisikin hyvä tarkistaa myyntiraportit jokaisen laskun ja maksusuorituksen kohdalta ennen kirjanpitoon lähetystä. Ja jos pyydetään korjausta tekemään, se kannattaa tehdä heti. Tällaisia yllättäviä asioita voi tulla kirjanpitoa tehdessä. Kirjanpitäjäkään ei pysty tekemään kirjanpitoa nopeasti ja helposti, jos ei alustyö ole tarkasti tehty. Vastuuntuntoinen kirjanpitäjä haluaa, että kirjanpito on oikein.
Verottajalle tehdyt maksusuoritukset voivat myös viedä aikaa. Jos asiakas maksaa summia, jotka eivät ole suoraan missään mainittuna esim. maksaa arvonlisäveron osissa, eikä mainitse tästä kirjanpitäjälle, voi teettää etsiväntyötä, mitä siinä on ollut tarkoitus maksaa. Verottaja kirjaa maksut aina ensimmäiseksi erääntyvälle kululle, joten verottajalla ei usein ole välttämättä sama vero maksettuna kuin kirjanpidossa.
Kirjoittaja on Satu Cunningham, Tilikeskus Isla Ky:n perustaja ja kirjanpitäjä.
Kirjanpidossa sen mukaan, mitä on maksettu, ja verottajalla sen mukaan, mikä on ensin erääntymässä. Esim. alv-maksu saatetaankin käyttää aiemmin erääntyneen ennakkoveron maksuun, jonka maksu on viivästynyt. Myös verottajan korot ja sakkomaksut voivat aiheuttaa sitä enemmän lisätyötä mitä niitä on.
Jos ei käytä eTaskua, ja osittain, vaikka käyttäisikin, osa tositteista tarvitsee liittää kirjauksia tehdessä ohjelmistoon. eTaskun käyttö on hyvä tapa saada mahdollisimman paljon tositteista automaattisesti siirtymään liitteeksi kirjanpitoon. Kaikki kuittien puolella olevat kulutositteet siirtyvät automaattisesti, ja osa työstä tällöin tehdäänkin jo eTaskussa kirjanpitäjän puolella. Myyntitositteet ja muut tarvitsee manuaalisesti silti liittää kirjanpidon ohjelmistoon.
Lisäkirjauksia voivat aiheuttaa myös pöytäkirjoista otettavat tiedot, osingot ja muut.
Puuttuvat tositteet ja niistä viestittely vievät aina aikaa. Jos niitä lisätään kuulle jälkikäteen, tarvitsee mm. arkistointi tehdä uudelleen.
Sitten jos asiakas on kirjanpitojen väleissä yhteydessä useilla kysymyksillä tai yhdellä työtä vaativalla kysymyksellä, tämä saattaa olla lisättynä kirjanpidon laskuun.
Kun varsinainen kirjanpito on tehty ja tositteiden viennit laitettu ohjelmistoon, ei kirjanpito ole vielä valmis. Tositekirjausten jälkeen tarvitsee tarkistaa kirjanpito, ja että tilit täsmäävät, ottaa alv-laskelma ja katsoa, että se täsmää tehdyn kirjanpidon kanssa, tehdä alv-ilmoitus, tehdä mahdollisia muita ilmoituksia (esim. Yhteisömyynti-ilmoitus), ottaa raportit asiakkaalle, arkistoida raportit ja kirjanpidon tositteet, mahdollisesti tarkistaa ennakkoverotilannetta, lukita kohdekuukauden kirjanpito kirjanpidon ohjelmistossa, lukita eTaskun kuukausi sekä kirjoittaa asiakkaalle viesti kirjanpidosta, jossa raportit ja alv-ilmoitus mukana. Tämän lisäksi voi olla muita mahdollisia tehtäviä ennen kuin sen kuun kirjanpito on loppuun viety. Välillä on hyvä tarkastaa myös ennakkoverotilanne ja mahdollinen tarve tilintarkastajalle tai eri rekisteröinneille.
Kirjanpidossa on monia eri vaiheita, ja näistä monet voivat viedä joko vähän tai enemmän aikaa. Tässä yleisluontoinen lista asioista, joiden olen nähnyt vievän aikaa.
07.04.2025